Rixos Preventech CMMS, Otelcilik için bakım yönetim sistemi

Preventech CMMS projesi, otel sektörünün teknik servis ve bakım operasyonlarını dijitalleştirmek için geliştirdiğimiz bir sistemdi. İşin başında en büyük zorluk, otelcilik dinamiklerini doğru anlamaktı. Çünkü bir otelde arıza bildirimi sadece "klima çalışmıyor" demek değil; housekeeping ekibinden gelen anlık geri bildirimler, vardiyalı çalışan teknik personel, departman bazlı görev dağılımı gibi katmanlı bir yapıyı kapsıyor. Bu yüzden işin kapsamını net çizmek, hangi özelliklerin sistemin bel kemiği olacağını, hangilerinin ileride eklenebileceğini doğru ayırmak ilk büyük testimizdi.

Geliştirme tarafında MERN stack ile ilerledik. Frontend için React ve Material UI, backend için Node.js + Express, veritabanı olarak da MongoDB tercih ettim. NoSQL'i seçmemin sebebi, otelin operasyonel ihtiyaçlarının zamanla değişeceğini bildiğimden esnek bir şema yapısına ihtiyacım olmasıydı. İlk olarak demirbaş yönetimi, lokasyon yönetimi, kategori yönetimi ve barkod okuma modüllerini bitirdim. Burada öğrendiğim önemli bir şey, arıza kayıtlarını demirbaşa bağımlı tutmamak gerektiğiydi; çünkü sahadan gelen bildirim çoğu zaman "lobi tarafında bir ses geliyor" gibi belirsiz oluyordu. Bu yüzden ticket'ları bağımsız varlıklar olarak modelledim, demirbaşla ilişkilendirme opsiyonel kaldı. Sonrasında kullanıcı yönetimi, personel yönetimi ve teknik destek modülünü tamamladım.

İşin en heyecan verici kısmı WhatsApp bot entegrasyonuydu. Otel personeli zaten gün boyu WhatsApp grubunda haberleşiyordu, onları yeni bir sisteme zorla geçirmek yerine kendi alışkanlıklarının üzerine bindik. Bot, gruba düşen mesajları dinliyor; eğer mesajda bir görsel varsa OpenAI Vision API ile analiz ediyor, sesli not varsa Whisper ile metne çeviriyor, ardından NLP ile arıza bildirimi olup olmadığını çıkarıp otomatik ticket oluşturuyor. Burada en kritik karar, bot'un oluşturduğu ticket'ları doğrudan açık duruma getirmek yerine "draft" statüsünde tutmak ve confidence score eklemekti; çünkü AI'ın yanlış yorumladığı durumlarda human-in-the-loop kontrolü olmadan sisteme çöp veri girer. Beta sürecinde sahada test ettik ve oldukça başarılı çalıştı.

Şu an bot tarafı tamamlandı, sırada stok yönetimi, periyodik bakım takvimleri, raporlama dashboard'u, dış servis yönetimi ve bilgi bankası modülleri var. PMS entegrasyonu da yol haritasında önemli bir madde; ya API üzerinden ya da database seviyesinde fallback bir çözümle bağlanmayı planlıyoruz. Bu süreçte bana en çok şunu öğretti: doğru teknolojiyi seçmek kıymetli, ama kapsamı baştan net çizmek ondan çok daha kıymetli. Bir özelliği "yapabiliriz" demek kolay; o özelliğin gerçekten kullanıcıya değer katıp katmayacağını sormak ise her zaman zor olan ama kazandıran taraf.